Jak sprawdzić firmę po NIP? CEIDG, KRS, biała lista VAT i inne darmowe rejestry

Zanim zapłacisz zaliczkę albo podpiszesz umowę, sprawdź firmę w publicznych rejestrach. Wszystkie opisane niżej wyszukiwarki są bezpłatne, nie wymagają logowania, a do większości wystarczy numer NIP.

1. CEIDG – jednoosobowe działalności

W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej są wpisani przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, a także wspólnicy spółek cywilnych. Wyszukiwarkę znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

Sprawdź przede wszystkim:

• status – „aktywny” oznacza, że firma działa; „zawieszony” albo „wykreślony” to powód, żeby dopytać, z kim właściwie zawierasz umowę;
• datę rozpoczęcia działalności – przy firmie założonej kilka tygodni temu bądź ostrożniejszy z przedpłatami;
• nazwę i adres – czy zgadzają się z tym, co widnieje w ofercie, umowie i na fakturze;
• kody PKD – czy przedmiot działalności pasuje do usługi, którą zamawiasz.

2. KRS – spółki, fundacje i stowarzyszenia

Spółki z o.o., akcyjne, jawne czy komandytowe są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. W wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości pobierzesz bezpłatnie odpis aktualny.

Najważniejsza informacja w odpisie to zarząd i sposób reprezentacji. Jeśli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, umowa podpisana przez jedną osobę może zostać podważona. Sprawdź też, czy w odpisie nie ma wzmianek o likwidacji lub upadłości.

3. Biała lista podatników VAT

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, znajdziesz na podatki.gov.pl. Pokazuje status VAT firmy (czynny, zwolniony albo niezarejestrowany) i numery rachunków bankowych zgłoszone do urzędu skarbowego.

Przy płatnościach między firmami powyżej 15 000 zł to obowiązek, a nie tylko dobra praktyka. Przelew na konto spoza białej listy może oznaczać, że nie zaliczysz wydatku do kosztów i odpowiesz solidarnie za VAT dostawcy, chyba że w terminie zawiadomisz o tym swój urząd skarbowy.

Klient indywidualny takich obowiązków nie ma, ale porównanie numeru konta z białą listą to dobry sposób na wykrycie fałszywej faktury z podmienionym numerem rachunku.

4. REGON w GUS

Wyszukiwarka REGON Głównego Urzędu Statystycznego potwierdzi podstawowe dane firmy i jej formę prawną. Przydaje się, gdy firma podaje tylko REGON albo gdy chcesz porównać dane z kilku źródeł.

5. Krajowy Rejestr Zadłużonych

W KRZ (krz.gov.pl) sprawdzisz, czy wobec firmy nie toczy się postępowanie upadłościowe lub restrukturyzacyjne. Przy dużym zleceniu płatnym z góry to informacja warta minuty.

6. Uprawnienia zawodowe

Przy niektórych usługach sam wpis do rejestru firm to za mało:

• budownictwo – osoby z uprawnieniami budowlanymi sprawdzisz w Polskiej Izbie Inżynierów Budownictwa;
• instalacje elektryczne i gazowe – poproś o aktualne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do takich prac;
• ochrona osób i mienia – agencja ochrony działa na podstawie koncesji;
• lekarze i dentyści – prawo wykonywania zawodu potwierdzisz w Centralnym Rejestrze Lekarzy.

Sygnały ostrzegawcze

• firma nie chce podać NIP ani pełnej nazwy;
• dane z faktury lub umowy różnią się od danych w rejestrze;
• numer konta na fakturze nie zgadza się z białą listą;
• wykonawca nalega na gotówkę bez pokwitowania albo na całą kwotę z góry.

Rejestry to nie wszystko

Rejestr powie Ci, że firma istnieje i działa legalnie. Nie powie, czy dobrze pracuje. Dlatego dane z rejestrów warto zestawić z opiniami klientów i z tym, jak firma odpowiada na pytania przed podpisaniem umowy. Więcej przeczytasz w artykule Jak sprawdzić wiarygodność firmy przed podpisaniem umowy i w zestawieniu pytań, które warto zadać wykonawcy.